Pour éviter les doublons de dossiers, chaque patient doit recevoir un identifiant unique patient dès sa première venue, et l’accueil doit toujours rechercher un dossier existant avant d’en créer un nouveau. L’identifiant ne suffit pas seul : il faut aussi une règle de saisie des noms, des critères de recherche fixes et une procédure pour fusionner les doublons déjà présents. Voici la méthode, adaptée aux réalités des établissements de la sous-région.
L’essentiel en bref
- Un identifiant attribué une seule fois, jamais réutilisé, sans signification (ni date ni initiales).
- Une recherche systématique avant toute création de dossier, avec au moins deux critères.
- Une règle de saisie écrite pour les noms, les prénoms et les dates de naissance approximatives.
- Une carte ou un carnet patient portant le numéro, remis dès la première visite.
- Une revue régulière des doublons par une personne désignée.
Pourquoi les doublons de dossiers posent problème
Un doublon, c’est un même patient enregistré sous deux dossiers ou plus. Ses antécédents sont dans l’un, son dernier résultat d’analyse dans l’autre. Le médecin qui ouvre le mauvais dossier décide sans connaître l’allergie ou le traitement en cours, alors que tout l’intérêt d’un dossier patient informatisé est de réunir ces informations.
Les conséquences dépassent le soin. La facturation se disperse, les créances auprès des assureurs deviennent difficiles à justifier et les statistiques sont faussées : un patient qui revient est compté comme nouveau. Exemple : une clinique de 40 lits à Cotonou pense accueillir beaucoup de nouveaux patients chaque mois, alors qu’une partie d’entre eux sont des patients connus, réenregistrés faute de recherche.
Les causes fréquentes de doublons dans la sous-région
Les doublons ne viennent pas d’agents négligents. Ils viennent de situations courantes que la procédure n’a pas prévues.
| Cause | Situation type | Parade |
|---|---|---|
| Orthographes variables | Un même nom écrit de deux façons selon l’agent | Vérifier sur une pièce d’identité, rechercher aussi par téléphone et date de naissance |
| Inversion nom et prénom | Le prénom saisi dans la case du nom | Règle écrite : nom de famille d’abord, en majuscules |
| Prénom usuel | Le patient se présente sous un prénom différent de son état civil | Prénom d’état civil enregistré, prénom usuel en complément |
| Date de naissance inconnue | Le patient ne connaît que son année approximative | Convention unique, écrite, appliquée par tous |
| Téléphone partagé | Plusieurs membres d’une famille donnent le même numéro | Ne jamais identifier par le téléphone seul |
| Nouveau-né sans prénom | Enregistré comme « bébé de » sa mère, jamais mis à jour | Mise à jour obligatoire dès que le prénom est connu |
Construire un identifiant unique patient fiable
Les règles de l’identifiant
Un bon identifiant unique patient est attribué une seule fois, n’est jamais réutilisé, même après un décès, et ne contient aucune information sur le patient. Un numéro qui intègre la date de naissance ou les initiales devient faux dès qu’une de ces données est corrigée.
Le numéro national comme complément
Lorsque le patient dispose d’un numéro d’identification national, comme le Numéro personnel d’identification (NPI) au Bénin, il peut être noté dans le dossier comme critère de recherche supplémentaire. Il ne remplace pas l’identifiant de l’établissement : tous les patients ne l’ont pas sur eux ou ne le connaissent pas.
La carte ou le carnet patient
Remettez dès la première visite une carte ou un carnet portant le numéro du patient. Exemple : un centre de santé de Bohicon inscrit le numéro sur la couverture du carnet de santé et demande au patient de le présenter à chaque visite. La recherche du dossier prend alors quelques secondes.
La procédure d’accueil anti-doublons en 6 étapes
- Demander au patient s’il est déjà venu dans l’établissement, même il y a longtemps, même dans un autre service.
- Demander la carte ou le carnet patient. Si le numéro est présent, ouvrir le dossier et vérifier le nom et la date de naissance.
- Sans numéro, rechercher avec au moins deux critères (nom et date de naissance, puis téléphone), en essayant les orthographes proches.
- Vérifier l’identité sur une pièce lorsque le patient en possède une.
- Créer un nouveau dossier seulement si aucune recherche n’a abouti, en respectant la règle de saisie écrite.
- Remettre ou compléter la carte patient avec le numéro attribué.
Cette procédure prend un peu de temps au comptoir, mais elle en fait gagner beaucoup ensuite. Elle s’intègre dans l’organisation décrite dans notre article sur la réduction de l’attente à l’accueil.
Détecter et fusionner les doublons existants
Même avec une bonne procédure, des doublons apparaîtront, surtout pendant la reprise des anciens registres décrite dans notre méthode du registre papier au dossier patient informatisé. Il faut donc une revue régulière, confiée à une ou deux personnes formées.
- Repérer les dossiers suspects : mêmes nom et date de naissance, ou même téléphone et nom proche.
- Comparer les deux dossiers et appeler le patient en cas de doute.
- Désigner le dossier principal, en général le plus ancien.
- Regrouper les informations dans le dossier principal et désactiver l’autre, sans rien supprimer.
- Consigner la fusion : dossiers concernés, motif, auteur, date.
Exemple : dans un hôpital de zone, le responsable des archives consacre une heure chaque vendredi à cette revue. Il signale aussi à l’accueil les erreurs récurrentes, ce qui corrige la cause plutôt que le symptôme.
L’identification du patient et MediFlow
MediFlow ne propose pas encore de dossier patient : ce module est prévu. Aujourd’hui, MediFlow couvre la gestion des gardes médicales (planning, présences, retards, relèves, contrôles opérationnels) et le magasin de stock (catalogue, mouvements, inventaires, lots, péremptions, alertes de seuil, prévisions de rupture).
La procédure d’identification décrite dans cet article s’applique dès maintenant à vos registres : c’est la règle de saisie, plus que l’outil, qui fait reculer les doublons.
Questions fréquentes
Peut-on utiliser le numéro de téléphone comme identifiant patient ?
Non. Un même numéro peut être partagé par plusieurs membres d’une famille, et un patient peut changer de numéro. Le téléphone est un bon critère de recherche, à combiner avec le nom et la date de naissance, mais pas un identifiant.
Que faire quand le patient ne connaît pas sa date de naissance exacte ?
Adoptez une convention unique, écrite dans la procédure d’accueil, par exemple enregistrer l’année estimée en signalant que la date est approximative. L’important est que tous les agents appliquent la même règle, sinon le même patient sera enregistré avec des dates différentes.
Qui doit avoir le droit de fusionner deux dossiers ?
Une ou deux personnes désignées et formées, souvent le responsable de l’accueil ou des archives médicales, avec l’avis d’un médecin en cas de doute sur les données cliniques. Chaque fusion doit être documentée : dossiers concernés, motif, auteur et date.
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